Datenschutzerklärung des TV Pflugfelden 1907 e.V.

Präambel

Der TV Pflugfelden 1907 e.V. (nachfolgend TVP) verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs und der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1 Allgemeines

Der TVP verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmenden am Sport- und Kursbetrieb, TrainerInnen, ÜbungsleiterInnen sowie von (Teilzeit-) MitarbeiterInnen sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen wird die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, beachtet.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

1. Der TVP verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der TVP insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Anrede, Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.
3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im TVP betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.

§ 3 Dauer der Datenspeicherung

Wir löschen personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Dabei kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unseren Verein geltend gemacht werden können. Zudem speichern wir personenbezogenen Daten, soweit wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Entsprechende Nachweise- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und dem Geldwäschegesetz. Die Speicherfristen betragen danach bis zu 10 Jahren.

§ 4 Rechte der betroffenen Personen

Wir achten
- das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO,
- das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, 
- das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, 
- das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO,
- das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO, 
- das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO, 
- das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO, 
- das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen zu können, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hierdurch berührt wird.

§ 5 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe der Geschäftsstelle zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt. Der oder die Datenschutzbeauftragte stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er/sie ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig und wird dabei von den MitarbeiterInnen der Geschäftsstelle unterstützt.

§ 6 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeitern im TVP (z.B. Vorstandsmitglieder, AbteilungsleiterInnen, ÜbungsleiterInnen) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle MitarbeiterInnen im TVP, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, AbteilungsleiterInnen, JugendleiterInnen, ÜbungsleiterInnen und weiterer verantwortlicher MitarbeiterInnen), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten. Hierzu wird eine entsprechende Erklärung unterzeichnet und auf der Geschäftsstelle hinterlegt.

§ 8 Datenschutzbeauftragter

Da im TVP in der Regel mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein einen Datenschutzbeauftragten benannt. Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.

§ 9 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Torschützen, Alter oder Geburtsjahrgang.
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
4. Auf der Internetseite des TVP werden Daten der Mitglieder des Vorstands, der AbteilungsleiterInnen, der JugendleiterInnen, der ÜbungsleiterInnen und weiterer verantwortlicher MitarbeiterInnen mit Vorname, Nachname, Funktion sowie ggf. E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

§ 10 Kommunikation per E-Mail

1. Für die Kommunikation per E-Mail kann der TVP einen vereinseigenen E-Mail-Account einrichten, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich verwendet wird.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, werden die E-Mail-Adressen im „bcc“ versendet.

§ 11 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1. Der TVP unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit, die Geschäftsstelle und den Webmaster vorgenommen werden.
2. Der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
3. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften müssen für die Einrichtung eines eigenen Internetauftritts und für den Auftritt in Sozialen Netzwerken (Facebook, Twitter, Youtube etc.) die ausdrückliche Genehmigung des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit einholen. Nach erteilter Genehmigung ist der von der Abteilung, Gruppe oder Mannschaft benannte Ansprechpartner verantwortlich für den Internetauftritt und für die Einhaltung der Datenschutzbestimmung; der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit ist ihm gegenüber weisungsbefugt. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

§ 12 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

1. Alle MitarbeiterInnen des TVP dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

§ 13 Kontaktdaten

TV Pflugfelden 1907 e.V., Kleines Feldle 15, 71636 Ludwigsburg, gesetzlich vertreten durch den Vorstand nach § 26 BGB, Marion Schöck und Angelika Hornauer; E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

Datenschutzbeauftragter: TV Pflugfelden 1907 e.V., Dietmar Schöck, Kleines Feldle 15, 71636 Ludwigsburg; E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

 

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